Die Kommunikation mit Lehrenden findet gewöhnlich in zwei Varianten statt: Im persönlichen Gespräch in der Sprechstunde oder via Mail. Das aus der Schule recht geläufige Ansprechen der Lehrenden auf dem Flur solltet ihr vermeiden, da Lehrende auf ihren Wegen i.d.R. keine Zeit für ein Gespräch haben; sie betreuen meist deutlich mehr Studierende als Lehrer:innen Schüler:innen. Außerdem wird das Ansprechen im Anschluss an eine Lehrveranstaltung von einigen Dozent:innen als eine Gesprächsmöglichkeit angeboten. Generell gilt: Im Zweifel einfach nachfragen!
In der Cafeteria und Mensa solltet ihr den Lehrenden ihre Pause gönnen und in der Bibliothek sollte man sie arbeiten lassen. Bitte wundert euch nicht, wenn ein:e Dozent:in euch auf dem Campus nicht sofort erkennt oder grüßt – bei ca. 400 Studierenden pro Semester kann man schon mal den Überblick verlieren.
Wenn ihr etwas absprechen müsst, solltet ihr selbst abwägen, welche Form der Kommunikation ihr wählt – die Auswahl der angemessenen Kommunikationsform richtet sich nach dem Anliegen und der Frage. Damit diese Einschätzung leichter fällt, stehen unten ein paar exemplarische Anliegen.
| Anliegen | Sinnvolle und angemessene Kommunikationsform |
| Abmeldung von Kursen, wenn man sie nicht besuchen kann | |
| Absprache eines Hausarbeitsthemas | Sprechstunde (Sprechstunden müssen manchmal im Vorfeld z.B. per Mail terminiert werden, schaut dafür auf die Homepage der Lehrenden) |
| Anliegen, die eine schriftliche Bestätigung erfordern | Sprechstunde |
| Besprechung eines Referates/einer Moderation | Sprechstunde |
| Besprechung von Problemen beim Verfassen einer Hausarbeit | Sprechstunde |
| einzelne Nachfrage bzgl. einer Information im Beratungsportal bzw. Studienordnung | |
| Entschuldigen bei voraussehbarem Fehlen in einer Sitzung | |
| Frage nach der Korrektur einer Arbeit, wenn der vereinbarte Zeitraum vorbei ist | |
| Frage nach einem eCampus-Eintrag | |
| Fragen zu den Modulen | Sprechstunde |
| komplexe Fragen, z.B. zu einem Referat oder einer Hausarbeit | Sprechstunde |
| kurze Frage, die eine kurze Antwort erwarten lässt | |
| Terminvereinbarungen für bspw. einen Gesprächstermin, eine Prüfung | |
| Veränderung einer Abgabefrist (aus triftigen Gründen) | |
| Vorbesprechung einer mündlichen Prüfung | Sprechstunde |
Diese Tabelle erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie soll die Einschätzung erleichtern, ob ein Anliegen in der Sprechstunde oder via E-Mail vorgetragen werden kann.
Neben diesen beiden Kontaktformen gibt es auch die Möglichkeit, Fragen im Kurs selber zu stellen. Das betrifft zum Beispiel Fragen inhaltlicher und organisatorischer Art. Dadurch hilfst du auch deinen Kommiliton:innen, welche oft die gleichen Fragen haben.
Infos zum Verfassen von E-Mails
Angemessene Begrüßungs- und Verabschiedungsformeln
| Kommunikationssituation | Begrüßung | Verabschiedung |
| förmlich und eher distanziert | Sehr geehrte/Sehr geehrter | Mit freundlichen Grüßen Freundliche Grüße |
| weniger förmlich, weniger distanziert | Liebe/Lieber | Herzliche Grüße Viele Grüße |
Wenn ihr euch unsicher seid, wählt eher die förmliche Variante als die weniger förmliche; ihr könnt auch, wenn ihr bereits eine E-Mail von der betreffenden Lehrperson erhalten habt, ihr Anredeverhalten spiegeln. Das heißt, dass ihr bei dem ersten Mailkontakt bitte den vollständigen Titel in der Anrede verwendet. Danach spiegelt ihr dann das Verhalten der:des Dozent:in. Wenn er:sie mit Titelangabe unterzeichnet, so solltet ihr beim Mailkontakt weiterhin den vollständigen Titel verwenden; ist das nicht der Fall, reicht die Nennung des Nachnamens aus.
Korrekte Titelverwendung in einer Mail
Bevor ihr eine E-Mail verfasst, erkundigt euch nach dem korrekten Titel deines Adressaten. In der unten stehenden Liste findet ihr die richtigen Abkürzungen für eine angemessene Anrede in der E-Mail.
| Langform | Abkürzung |
| Bachelor, Master, Diplom, Magister, Staatsexamen | |
| Doktor:in | Dr. |
| Professor:in/außenplanmäßiger (apl.) Professor:in | Prof. Dr. |
| Privatdozent:in | PD Dr. |
Kommunikation mit Angehörigen des Instituts, die nicht Lehrende sind
Man schreibt als Studierende:r nicht nur Lehrende an, sondern auch an Tutor:innen, Hilfskräfte oder den FR.
Mails an Tutor:innen, Hilfskräfte und Fachschaftsratsmitglieder sind nicht so stark konventionalisiert und die Angeschriebenen dürfen geduzt werden, da es sich um Kommiliton:innen handelt. Die Anrede „Sehr geehrter Fachschaftsrat“ wirkt da ein wenig seltsam.
Weitere Adressat:innen, wie Verwaltungsangestellte, Bibliothekspersonal oder die Mitarbeiter:innen aus dem Prüfungsamt, werden natürlich gesiezt und höflich angeschrieben.
So nicht! Folgende Gewohnheiten bitte unbedingt vermeiden…
- Verwendung einer ‚unseriösen‘ E-Mail-Adresse wie bierchen@… oder hotgirl99@…[1] (RUB-Adresse ist Pflicht!)
- Fehler im Namen der / des Lehrenden
- Fehlender Betreff
- unpassende Anredeformel wie „Huhu“, „Hey“
- unpassende Grußformel wie „Küsschen“ oder „Liebste Grüße“
- Rechtschreib- und Grammatikfehler
- Verwendung von sprachlichen Mitteln aus der Online-Kommunikation wie „vllt“, u. „lol“
- unnötige Informationen (z.B. ausführliche Beschreibung der Krankheitssymptome bei Krankmeldungen etc.)
Ein paar gut geeignete Ratschläge zum Verfassen von E-Mails findet ihr auch im Spiegel-online-Artikel Kommunikation im Büro: So machen Sie Ihre E-Mails weniger nervig 😉, dessen Inhalte sich wunderbar auf die E-Mail-Kommunikation an der Uni übertragen lassen.
Außerdem empfehlenswert:
Hallöchen, Herr Professor!
Von Thomas Hoeren
Es ist ein Kreuz mit den E-Mails. Student an Dozent: Bittbriefe „withkisses“ oder Lob für die „völlig abgefuckte Vorlesung“ sind schon befremdlich. Schreddern aber gigantische Datenpakete die Mailbox, ist Schluss mit lustig. Ein Münsteraner Juraprofessor klagt sein Leid.
Checklisten
| Ist mein Anliegen wirklich für eine E-Mail geeignet? |
| Befindet sich die Antwort nicht im Beratungsportal, der Studienordnung oder auf der Homepage der Lehrperson? |
| Versende ich die Mail von meiner RUB-Adresse? |
| Ist der Name der:des Lehrenden fehlerfrei geschrieben? |
| Ist der Titel richtig? |
| Sind Gruß- und Abschiedsformel angemessen? |
| Habe ich mich an den Grundsatz: „so viel Informationen wie nötig, so viel Klarheit wie möglich“ gehalten? |
| Freundlichkeit und Höflichkeit vorhanden? |
| Wenn benötigt, Matrikelnummer angegeben? |
Sprechstundenbesuch
| Erfordert mein Anliegen einen Sprechstundenbesuch? |
| Befindet sich die Antwort im Beratungsportal, der Studienordnung oder auf der Homepage der Lehrperson? |
| Gibt es online eine Sprechstundenliste und habe ich mich in dem Fall eingetragen? |
| Datum und Uhrzeit notiert? s. Homepage |
| Konkrete Fragen aufbereitet? |
| Vorbereites Material wie Literaturliste und/oder Themenidee dabei? |
| Pünktlich erscheinen! |
Literatur
Weiterführende Literatur und Informationen
E-Mail-Gruselkabinett: Hallöchen, Herr Professor! Spiegel online. Quelle: http://www.spiegel.de/unispiegel/wunderbar/e-mail-gruselkabinett-halloechen-herr-professor-a-424426.html [letzter Aufruf: 12.06.2025]
Kommunikation im Büro: So machen Sie Ihre E-Mails weniger nervig. Spiegel online. Quelle: http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/geschaeftliche-e-mail-gut-formulieren-so-klappt-s-a-1047195.html [letzter Aufruf: 12.06.2025]
[1] Abgesehen davon, dass solche E-Mail-Adressen unbeabsichtigt (?) ein aufschlussreiches Bild vom Sender der E-Mail vermitteln, landen E-Mail von solchen Adressen auch recht häufig im Spam-Ordner.
Überarbeitung: Dr. Daniel Händel, Felicitas Görz | Stand (letzte Überarbeitung): 10/2025