Wenn euch jemand erzählt, ihr könntet die Zeit managen, dann glaubt das nicht – ihr könnt höchstens managen, wie ihr eure Zeit nutzt: Jeder von uns hat 24 Stunden am Tag und 168 Stunden in der Woche zur Verfügung. Dieses ‚Zeitbudget’ wird durch bestimmte Dinge gefüllt, von denen ihr einige selbst bestimmen und planen könnt und von denen euch einige vorgegeben werden. So müssen alle üblicherweise essen und schlafen, vielleicht geht ihr arbeiten, trefft Familie und Freunde – und ihr studiert und lernt[1]

Zeitbilanz

Bitte überlegt einmal selbst, wie viel Zeit ihr für einzelne Dinge braucht; der erste Schritt zu einem ordentlichen Selbstmanagement ist eine nüchterne Bilanzierung dessen, was ihr mit eurer Zeit so anfangt. Hilfreich ist dabei eine Tabelle oder ein Wochenraster, in die ihr so genau wie möglich eintragt, was ihr wann macht; wir haben euch eine solche Wochenplan-Tabelle einmal vorbereitet.

Wenn ihr beim Ausfüllen bereits feststellt, dass ihr Probleme habt, alles unterzubekommen, dann solltet ihr euch fragen, woran das liegt – habt ihr eine falsche Vorstellung davon, wie lange einzelne Dinge dauern? Oder eine falsche Vorstellung davon, wie viele Dinge ihr erledigt? Oder wart ihr beim Ausfüllen möglicherweise nicht ganz realistisch und habt das eingetragen, was ihr erledigen wolltet, und nicht das, was ihr tatsächlich erledigt habt?

Wir empfehlen euch, die vergangene Woche mithilfe einer solchen Wochenplan-Tabelle zu bilanzieren; in einem nächsten Schritt solltet ihr euch durch Ausfüllen einer zweiten Tabelle überlegen, wie eure Woche aussehen sollte. Dabei solltet ihr unbedingt berücksichtigen, dass es eine ideale Woche abbildet und ihr letztlich nur das ‚Skelett’ eintragen könnt – unvorhergesehen, aktuelle Aktivitäten (Arztbesuch, Familienfeier, Sonderschicht bei der Arbeit usw.) könnt ihr per se nicht einplanen. Dafür solltet ihr Zeitfenster als Puffer einplanen, vgl. auch unten.

Ziele setzen, Prioritäten festlegen, Aufgaben ableiten

Ziele

Im nächsten Schritt solltet ihr für euch klären, was die eigenen Ziele sind und wo die Prioritäten liegen. Dabei könnt ihr, wenn ihr das wollt, direkt zwischen kurzfristigen Zielen (gemeint sind natürlich Ziele, die ihr kurzfristig erreichen könnt, wollt und/oder müsst; die Ziele selbst sind ja nicht kurzfristig), mittelfristigen Zielen und langfristigen Zielen unterscheiden.

Bei der Festlegung von Zielen kann außerdem zwischen privaten, beruflichen und Studien-Zielen unterschieden werden; letztlich spielt das aber für die nächsten Schritte keine Rolle.

Wichtig ist, dass ihr keine Wünsche („lange leben“), sondern tatsächlich erreichbare Ziele formuliert. Solche Ziele sind operationalisierbar, d.h. ihr könnt Aufgaben ableiten, um diese Ziele zu erreichen. Bitte formuliert aber an dieser Stelle noch keine Aufgaben – ein Ziel wäre es zum Beispiel, eine Proseminar-Arbeit fristgerecht und ordentlich fertigzustellen oder im Job neben dem Studium genug Geld zum Leben zu verdienen.

Aufgaben

Nachdem ihr eure Ziele definiert habt, müsst ihr im nächsten Schritt überlegen, welche Aufgaben sich aus den einzelnen Zielen ableiten, die ihr erledigen müsst, damit ihr diese Ziele erreicht. Am Beispiel der Proseminararbeit könnten dies zum Beispiel sein (alphabetisch sortiert, unvollständig):

  • Deckblatt erstellen
  • Einleitung bzw. Exposé schreiben
  • Inhalte exzerpieren
  • Literatur beschaffen
  • Literatur lesen, relevante Texte identifizieren
  • Literatur recherchieren
  • Rahmenbedingungen klären – Sprechstunde der/des Lehrenden besuchen
  • Rohtext erstellen
  • Rohtext lesen und überarbeiten
  • Struktur erstellen
  • Text korrigieren
  • Thema finden
  • …

Für den Nebenjob könnten das sein:

  • Bewerbungsunterlagen erstellen
  • Bewerbungsunterlagen versenden (falls erforderlich)
  • eigenes Profil und eigene Interessen prüfen
  • passende Stelle finden
  • potentiellen Arbeitgeber anrufen
  • Vorstellungsgespräch führen (falls erforderlich)
  • Zeitplanung anpassen
  • Zeitplanung prüfen – wann kann ich arbeiten?
  • …

Prioritäten

Zielprioritäten

Jetzt gilt es zu überlegen, welche Prioritäten diese Ziele in eurer Planung haben. Unsere Empfehlung ist, die Ziele in drei Kategorien einzuordnen, und zwar ausschließlich nach ihrer Wichtigkeit für euch:

  • Kategorie A: Ziele, die ihr unbedingt erreichen müsst – sehr hohe Relevanz
  • Kategorie B: Ziele, die ihr unbedingt erreichen wollt – hohe Relevanz
  • Kategorie C: Ziele, deren Erreichen gut wäre, die aber nicht zwingend sind – mittlere Relevanz

Ziele ohne Relevanz spielen keine Rolle – gibt es überhaupt Ziele ohne Relevanz?

In die Kategorie A gehören für euch vermutlich ein guter Studienabschluss in Regelstudienzeit, ggf. eine zufriedenstellende Tätigkeit zum Broterwerb usw. In die anderen Kategorien könnt ihr Ziele wie eine Zusatzqualifikation neben dem Studium (etwa das nicht-obligatorische Erlernen einer Fremdsprache aus privaten oder beruflichen Gründen) oder in der Freizeit (z.B. Trainerschein) einordnen, außerdem auch Aktivitäten, etwa Besuch der Kunstsammlung der RUB oder des Botanischen Gartens – hier müsst ihr selbst entscheiden, ob ihr diese Ziele nur erreichen möchtet (Kategorie C) oder aber ob ihr das unbedingt wollt (Kategorie B).

Nachdem ihr eure Ziele mit Prioritäten von A bis C versehen habt, solltet ihr eure Ziele innerhalb der Kategorien noch einmal unterteilen in kurzfristig, mittelfristig und langfristig zu erreichende Ziele. Idealerweise verseht ihr die Ziele auch – wenn das möglich ist – mit einem Endtermin (‚Deadline’). Dieser Endtermin muss nicht datumsgenau sein, aber oft könnt ihr Monat und Jahr benennen („Studienabschluss: September 2028“). Aus diesen Endterminen ergeben sich möglicherweise für euch ebenfalls Rangfolgen, die ihr beim nächsten Schritt beachten müsst.

Aufgabenprioritäten

Für die aus euren Zielen abgeleiteten Aufgaben, aber auch für andere, eher routinemäßige (Alltags-) Aufgaben solltet ihr ebenfalls Prioritäten bestimmen. Bei Aufgaben ist es ausgesprochen sinnvoll, nicht von der Wichtigkeit allein zu sprechen, denn daneben spielt noch ein anderer Aspekt eine Rolle: die Dringlichkeit. Beides – Wichtigkeit und Dringlichkeit – wird oft vermischt oder sogar gleichgesetzt, meint aber doch völlig Unterschiedliches: Die Wichtigkeit beschreibt die Relevanz, die (persönliche) Bedeutung von etwas, während die Dringlichkeit eine Aussage darüber trifft, wie schnell etwas erledigt werden muss, wie zeitkritisch die Erledigung einer Aufgabe ist.

Ein gutes Hilfsmittel, sich beides vor Augen zu führen, ist die sog. Eisenhower-Matrix (vgl. Zacker 2004:64f. oder Wieke2004:58ff.).[2]

 Wichtigkeit: hochWichtigkeit: niedrig
Dringlichkeit: hochIIII
Dringlichkeit: niedrigIIIV

Grundsätzlich gilt:

  • Aufgaben aus Feld I solltet ihr sofort und unverzüglich erledigen.
  • Aufgaben aus Feld II solltet ihr sofort und verbindlich zeitlich einplanen.
  • Aufgaben aus Feld III solltet ihr sofort genauer prüfen: Entweder ihr erledigt sie sofort oder aber – und das erscheint oft sinnvoll –ihr lasst die Aufgaben liegen und wartet ab, was geschieht.
  • Aufgaben aus Feld IV solltet ihr sofort vergessen.

Aufgaben aus Feld III geben einen exzellenten Vorwand für die sog. Prokrastination ab, also das Aufschieben von wichtigen und dringlichen Dingen. Typische Beispiele für solche (Alltags-) Aufgaben sind das Rausbringen des Hausmülls; die dreckigen Fenster, deren Zustand die Sonne gerade enthüllt; das ‚wichtige’ Buch, das man schon immer mal lesen wollte; der Anruf bei der Großtante, der schon so lange ansteht usw. Falls ihr in einer WG wohnt, kann vielleicht jemand anderes den Müll rausbringen. Eure Großtante kann vielleicht noch länger warten, das Buch sicherlich auch …

Innerhalb der Aufgaben mit hoher Dringlichkeit und hoher Relevanz müsst ihr eventuell noch weitere Ordnungen vornehmen, die sich oft aus der inneren Logik eines Ziels ergeben: erst die Literatur recherchieren, dann heraussuchen, dann prüfen, dann exzerpieren.

Jetzt wäre übrigens auch der geeignete Zeitpunkt, eure oben angefertigte Zeit-Tabelle wieder in die Hand zu nehmen und zu prüfen, wann ihr die Aufgaben mit hoher Wichtigkeit und Dringlichkeit erledigen könnt. Ihr solltet diese Tabelle also in jedem Fall noch einmal anpassen und ggf. auch Wochenpläne für die nächsten Wochen anfertigen …

Nacharbeiten

Wenn ihr ein Ziel erreicht habt, dann solltet ihr euch Zeit nehmen zu prüfen, wie die Aufgabenerledigung gelaufen ist, ob die (Aufgaben-) Prioritäten gestimmt haben usw. Eine Nacharbeit ist sinnvoll, um eure Zeitplanung ggf. anpassen und für das nächste Ziel noch realistischer gestalten zu können.

Tipps

  1. Schreibt euch Listen! Hakt Aufgaben ab, die ihr erledigt habt. So bekommt ihr nicht nur einen visuellen Eindruck davon, was noch ansteht, sondern seht auch, was ihr schon erledigt habt – das motiviert ungemein!
  2. Plant Zeit-Puffer ein! Wenn ihr mit einem Hilfsmittel wie einem Wochenplan eure Zeit bis auf die letzte Minute verplant, nehmt ihr euch Flexibilität und die Möglichkeit, schnell auf Unvorhergesehenes zu reagieren.

Literatur

Literaturverzeichnis

  • Opaschowski, Horst W. (1990): Herausforderung Freizeit. Perspektiven für die 90er Jahre. Hamburg (=Schriftenreihe zur Freizeitforschung, 10)
  • Wieke, Thomas (2004): Erfolgreiches Zeitmanagement. Wie Sie Ihren Berufsalltag erfolgreich planen und Zeitfallen vermeiden. Frankfurt am Main [Laut Schmutztitel heißt das Buch: Erfolgreiches Zeitmanagement. Wie Sie Ihren Berufsalltag effektiv planen und Zeitfallen vermeiden.]
  • Zacker, Christina (2004): Arbeit im Griff. So organisieren Sie Ihren Büroalltag. Stuttgart

Weiterführende Literatur und Informationen

Weiterführende Literatur und auch Webseiten zu den Themen Zeitmanagement, Selbstmanagement und Organisation findet ihr in großer Zahl. Bitte schaut euch solche Werke immer erst gut an, bevor ihr sie euch kauft – der Markt für Ratgeberliteratur ist groß; vieles, was publiziert wird, ist für die eigenen Bedürfnisse nicht unbedingt auch gut geeignet.[3]Und nur, weil ein Buch oft verkauft wird, heißt das nicht unbedingt auch, dass es gut ist …

Ursprungstext: Daniel Händel | Überarbeitung: Felicitas Görz | Stand (letzte Überarbeitung): 10/2025

[1] Falls euch das näher interessiert: Nach Opaschowski (1990) könnt ihr eure Zeit in weitgehend selbstbestimmte Dispositionszeit, in zweckbestimmte Obligationszeit und in fremdbestimmte Determinationszeit unterteilen.

[2] Die Eisenhower-Matrix ist benannt nach dem amerikanischen General Dwight D. Eisenhower, der diese Matrix – so die Legende – benutzt haben soll, um anstehende Dinge einordnen und über ihre Bearbeitung entscheiden zu können. Allerdings gibt es keinen ernstzunehmenden Hinweis darauf, dass er sie tatsächlich benutzt hat, was aber die Nützlichkeit der Matrix nicht in Frage stellt.

[3] Das gilt im Übrigen auch für Wieke (2004) und Zacker (2004), die eine eher zufällige Auswahl aus der Menge der Ratgeber darstellen. Bei der Auswahl wissenschaftlicher Texte für eine Hausarbeit oder eine Prüfung dürft ihr eine solche zufällige Auswahl selbstverständlich nicht treffen, sondern müsst gründlich recherchieren und sorgfältig und begründet wählen!